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Einführung
Dolibarr-Modul für die Erzeugung von E-Rechnungen
Im B2B-Bereich wird die Erstellung von standardkonformen E-Rechnungen Pflicht. Dieses Modul ermöglicht Ihnen, dieser Pflicht nachzukommen und Dolibarr-Rechnungen wahlweise im Format XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten) zu erzeugen.
Hinweis: Das Modul hieß bisher "XRechnung Export". Mit der Erweiterung um das Format ZUGFeRD wurde es in "E-Rechnung Export" umbenannt. Bestandskunden erhalten die neue Version innerhalb der Updatefrist kostenfrei.
Das E-Rechnung Export Modul erweitert Ihr Dolibarr System um die vollautomatische Generierung von XRechnung 3.0.2-konformen XML-Dateien sowie von ZUGFeRD/Factur-X-Dateien im Profil EN 16931. Per Knopfdruck können alle Ihre Rechnungen als E-Rechnung ausgegeben werden, die sowohl den deutschen als auch den europäischen Standards für elektronische Rechnungen entsprechen. Die so erstellten Dateien können direkt an Ihre Kunden versendet oder in andere E-Rechnungs-Systeme eingelesen werden.
Das besondere Merkmal dieses Moduls ist die integrierte automatische Validierung jeder generierten E-Rechnung mit dem offiziellen KoSIT-Validator. Dadurch erhalten Sie sofortige Gewissheit über die Korrektheit Ihrer E-Rechnungen und vermeiden Zahlungsverzögerungen durch fehlerhafte Rechnungsdateien.
Rechtliche Situation: E-Rechnung wird schrittweise Pflicht
Die gesetzlichen Fristen für die E-Rechnungs-Pflicht stehen fest und betreffen alle Unternehmen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 wird der E-Rechnungs-Empfang für alle Unternehmen verpflichtend. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Für die Versendung von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen noch zulässig, allerdings nur bei ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 wird dann die E-Rechnungs-Versendung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Eine weitere Verschärfung der Regelungen ist ab dem 1. Januar 2028 geplant, wobei die Details noch nicht final festgelegt sind.
Für den öffentlichen Sektor gelten bereits seit November 2020 strengere Regeln: Alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen im XRechnung-Format eingereicht werden, einschließlich der erforderlichen Leitweg-ID für die elektronische Zustellung an Behörden.
Zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Eine XRechnung ist eine maschinenlesbare XML-Datei, die nach dem deutschen XRechnung-Standard strukturiert ist und elektronisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen enthalten XRechnungen alle relevanten Rechnungsdaten in einem standardisierten, strukturierten Format, das von verschiedenen Softwaresystemen automatisch eingelesen und verarbeitet werden kann.
Das XRechnung-Format basiert auf dem europäischen Standard EN16931 und verwendet die Universal Business Language (UBL 2.1) als technische Grundlage. Dadurch sind XRechnungen nicht nur in Deutschland, sondern auch grenzüberschreitend kompatibel und erfüllen die PEPPOL-Anforderungen für den europäischen elektronischen Geschäftsverkehr.
ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) ist ein hybrides Format: Die maschinenlesbaren XML-Rechnungsdaten werden in ein für Menschen lesbares PDF (PDF/A-3) eingebettet. Der Empfänger erhält also eine einzige Datei, die er sowohl am Bildschirm lesen als auch automatisiert verarbeiten kann. Gesetzlich relevant sind auch bei ZUGFeRD ausschließlich die XML-Daten.
Welches Format das richtige ist, hängt vom Empfänger ab: Behörden und viele größere Auftraggeber fordern eine reine XRechnung. Für Geschäftspartner ohne eigene E-Rechnungs-Software ist ZUGFeRD oft die komfortablere Wahl, da die Rechnung ohne zusätzliche Viewer-Software lesbar bleibt. Mit dem E-Rechnung Export Modul müssen Sie sich nicht festlegen – beide Formate stehen zur Verfügung.
Die Besonderheit: Das Modul erstellt geprüfte Rechnungen
Rechnungsempfänger sollten E-Rechnungen automatisiert prüfen – und Zahlungsfristen beginnen erst zu laufen, sobald eine Rechnungsdatei vorliegt, bei deren Prüfung keine formalen Fehler festgestellt werden. Erfahren Sie von eventuellen Fehlern erst von Ihren Kunden, verlieren Sie unnötig Zeit und riskieren Zahlungsverzögerungen.
Unser E-Rechnung Export Modul geht daher einen entscheidenden Schritt weiter: Optional kann das Modul jede Rechnung nach ihrer Erstellung automatisch überprüfen ("validieren"). Die Konformitätsprüfung erfolgt für beide Formate mit dem jeweils passenden Werkzeug: XRechnungen werden mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelt wurde und auch von Behörden und Unternehmen zur Prüfung eingehender E-Rechnungen verwendet wird. ZUGFeRD-PDFs werden mit dem anerkannten Open-Source-Tool Mustang validiert.
Diese integrierte Validierung bietet Ihnen entscheidende Geschäftsvorteile: Sie erhalten sofort nach der Generierung einer E-Rechnung eine klare Erfolgsmeldung oder eine detaillierte Fehlerbeschreibung mit Lösungshinweisen. Probleme werden bereits beim Versenden erkannt, nicht erst beim Empfänger. Das gewährleistet Rechtssicherheit und Compliance mit allen deutschen und europäischen E-Rechnungsvorschriften.
für eine einwandfreie Dolibarr-E-Rechnung
Besonders wichtig: Alle Validierungen erfolgen lokal auf Ihrem Server. Das bedeutet maximalen Datenschutz, da keine Rechnungsdaten an externe Dienste übertragen werden. Nach der einmaligen Installation arbeitet die Validierung vollständig offline.
Umfassende Unterstützung komplexer Rechnungsszenarien
Das E-Rechnung Export Modul beschränkt sich nicht auf einfache Standardrechnungen, sondern unterstützt das gesamte Spektrum deutscher Geschäftspraktiken. Dazu gehören normale Ausgangsrechnungen mit beliebig vielen Positionen und verschiedenen Umsatzsteuersätzen, einschließlich korrekter Behandlung von Rabatten und Zuschlägen auf Einzelposten-Ebene nach den PEPPOL-Regeln.
Besonders wichtig für deutsche Unternehmen ist die Unterstützung von Anzahlungsrechnungen (Abschlagsrechnungen) mit korrekter Codierung als InvoiceTypeCode 326. Das Modul behandelt Anzahlungsbeträge automatisch korrekt und ist kompatibel mit deutschen Abrechnungszyklen. Ebenso werden Schlussrechnungen mit Anzahlungsabzug verarbeitet, einschließlich der Behandlung von Anzahlungs-Umsatzsteuer und vollständiger Nachvollziehbarkeit der Abrechnungshistorie.
Für Korrekturen unterstützt das Modul deutsche Stornorechnungen nach UStG §14 mit InvoiceTypeCode 384 für Korrekturrechnungen unter Erhaltung der Bezüge zur Originalrechnung. Zusätzlich wird das Leistungsdatum (Tax Point Date) über das Standard-Dolibarr-Feld date_pointoftax unterstützt, was für die Einhaltung des deutschen Umsatzsteuerrechts und die korrekte Behandlung von Leistungszeiträumen essentiell ist.
Verfügbarkeit des Moduls
Das E-Rechnung Export Modul ist sofort verfügbar und kann über den DoliStore erworben werden. Auf Anfrage können Sie es auch direkt über uns beziehen. Das Modul wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Informationen zur Einrichtung und zur Bedienung
Das Modul erstmalig einrichten
Die Einrichtung des E-Rechnung Export Moduls erfolgt in wenigen einfachen Schritten.
1. Hochladen in Ihr Dolibarr-System
Unter Start > Einstellungen > Module gehen Sie auf den Tab "Externes Modul hinzufügen" und laden die ZIP-Datei des Moduls hoch.
2. Modulaktivierung
Das Modul wird aktiviert, indem Sie auf Start > Einstellungen > Module gehen und nach "E-Rechnung Export" suchen. Dort klicken Sie auf den Aktivierungsschalter. Nach der Aktivierung werden zusätzliche Belegvorlagen für Rechnungen installiert und aktiviert: "XRechnung" für die Erzeugung einer XML-Datei und "zugferd" für die Erzeugung einer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Beide Vorlagen werden bei der Modulaktivierung automatisch als wählbare Vorlagen registriert; bei einer Deaktivierung des Moduls werden sie wieder entfernt. Sie müssen keine weiteren manuellen Schritte zur Template-Aktivierung vornehmen und können bei jeder Rechnung die gewünschte Belegvorlage auswählen, um eine E-Rechnung zu erzeugen. Soll eine der Vorlagen die Standardvorlage sein, müssen Sie bei den Einstellungen innerhalb des Dolibarr-Standardmoduls Rechnungen einen entsprechenden Haken setzen.
3. Weitere Einrichtungsschritte
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um weitere Einrichtungsschritte vorzunehmen. Das Modul erkennt automatisch, ob Java auf Ihrem System verfügbar ist. Für die Validierungsfunktion wird Java Version 11 oder höher benötigt; wir empfehlen OpenJDK 11. Sofern Sie unser DoliCenter-Hosting nutzen, ist Java bereits standardmäßig verfügbar. Für eigene Server zeigt Ihnen das Modul in den Einstellungen den aktuellen Java-Status an und gibt Ihnen ggf. Installationshinweise.
Validierungswerkzeuge (KoSIT & Mustang) per Knopfdruck herunterladen
Für die optionale automatische Validierung aller erzeugten E-Rechnungen wird das anerkannte offizielle Tool KoSIT-Validator verwendet. Das Prüftool ist eine Open-Source-Lösung, die aufgrund ihrer Größe (ca. 40 MB) nicht im E-Rechnung-Modul mitgeliefert wird, da sich Module dieser Größe meist nicht in Dolibarr hochladen lassen. Stattdessen kann der KoSIT-Validator in den meisten Fällen per Knopfdruck heruntergeladen und installiert werden. In speziellen Fällen, wo dies nicht automatisch möglich ist, werden ausführliche Anweisungen für eine manuelle Installation angezeigt.
Hinweis: Der KoSIT-Validator steht unter der Apache License 2.0 und kann frei verwendet und weitergegeben werden. Das E-Rechnung-Modul lädt automatisch die neueste kompatible Version (KoSIT Validator 1.5.0 mit XRechnung-Konfiguration 3.0.2) von den offiziellen GitHub-Repositories herunter.
Für die Validierung von ZUGFeRD-PDFs wird zusätzlich das anerkannte Open-Source-Tool Mustang eingesetzt. Auch Mustang (ca. 60 MB) kann im Bereich "Validierungswerkzeuge (KoSIT & Mustang)" der Einstellungsseite per Knopfdruck heruntergeladen und installiert werden.
4. Moduleinstellungen
Einstellungen für die Generierung der E-Rechnung
- Automatische Validierung aktivieren: Diese Einstellung ist dringend empfohlen für die Qualitätssicherung. Wenn aktiviert, wird jede generierte E-Rechnung automatisch mit dem KoSIT-Validator geprüft. Sie erhalten sofort eine Erfolgsmeldung oder eine detaillierte Fehlerbeschreibung. Diese Funktion schützt Sie vor fehlerhaften E-Rechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen führen könnten.
- Validierung bei Cron-Jobs/CLI überspringen: Bei der Erzeugung vieler E-Rechnungen über Cron-Jobs oder die Kommandozeile (z. B. bei automatisierten Massenrechnungen) startet jede Validierung den Java-Prozess neu, was die Verarbeitung deutlich verlangsamt. Mit dieser Option überspringt das Modul die Validierung in CLI-/Cron-Kontexten. Validierungen über die Web-Oberfläche bleiben aktiv. Empfohlen, wenn Sie regelmäßig automatisierte Rechnungsläufe durchführen.
- Fast-Modus aktivieren: E-Rechnungs-Dateien werden nur bei der Freigabe der Rechnung erstellt, nicht bei jedem Hinzufügen einer neuen Zeile im Entwurf. Dadurch entfällt die Zeit für die Erstellung der Datei und ein flüssigeres Arbeiten ist möglich. Wird eine freigegebene Rechnung zurück in den Status Entwurf gesetzt, wird die Datei automatisch gelöscht, damit sie nicht einen veralteten Stand aufweist. Es ist jederzeit möglich, mit dem 'Erzeugen'-Button eine Datei für den aktuellen Stand der Rechnung zu erzeugen.
ZUGFeRD-Einstellungen
Für das Format ZUGFeRD gibt es eine eigene Einstellungsgruppe. Eine Profilwahl ist bewusst nicht vorgesehen – das Modul erzeugt stets das Profil EN 16931.
-
Basis-PDF-Vorlage (ZUGFeRD):
Legt das Layout des sichtbaren Teils der ZUGFeRD-PDF fest. Bleibt das Feld leer, wird als Fallback die unter den E-Mail-Anhang-Einstellungen gewählte PDF-Vorlage verwendet, ansonsten
sponge. Auch ODT-Vorlagen werden unterstützt (mit automatischer PDF-Umwandlung). - Basis-PDF-Vorlage für Gutschriften: Optional kann für Gutschriften eine separate Vorlage konfiguriert werden. Wird das Feld leer gelassen, wird die ZUGFeRD-Rechnungsvorlage verwendet.
- ZUGFeRD-PDF mit Mustang validieren: Wenn aktiviert, wird jede erzeugte ZUGFeRD-PDF mit dem Tool Mustang geprüft. Diese Option greift nur, wenn die automatische Validierung insgesamt aktiviert ist. Standardmäßig eingeschaltet.
- Anlagen zusätzlich als sichtbare Dateianhänge im PDF-Container einbetten: Eingebettete Anlagen sind dann auch direkt im PDF-Reader des Empfängers sichtbar. Maßgeblich bleibt in jedem Fall die Kopie in den XML-Rechnungsdaten (BG-24). Standardmäßig eingeschaltet.
Zusätzliche Dateien als Anhänge in die XRechnung einbetten
Die XRechnung 3.0.2 erlaubt das Einbetten zusätzlicher Dateien (Anhänge) in die XML-Datei. So können z. B. Stundennachweise, Lieferscheine oder Skizzen direkt mit der elektronischen Rechnung übertragen werden, ohne dass diese als separate E-Mail-Anhänge versendet werden müssen.
- Alle im Tab 'Verknüpfte Dokumente' hochgeladenen Dateien einbetten: Wenn aktiviert, werden alle Dateien, die im Reiter "Verknüpfte Dokumente" einer Rechnung manuell hochgeladen wurden, in die XRechnungs-XML eingebettet. Wichtig: Es werden ausschließlich die manuell hochgeladenen Dateien eingebettet – automatisch generierte Dateien (z. B. die PDF-Rechnung selbst) werden nicht eingebettet, auch wenn sie in diesem Tab angezeigt werden.
-
Zugelassene Dateiendungen (kommagetrennt):
Liste der Dateitypen, die eingebettet werden dürfen. Standardwert:
pdf,csv,png,jpg,jpeg. Andere Endungen können bei Bedarf ergänzt werden – beachten Sie aber, dass nicht alle Empfänger-Systeme alle Dateitypen verarbeiten können. PDF, CSV und Bildformate sind die sichersten Wahlen.
E-Mail-Anhang-Einstellungen
Diese Einstellungen steuern, wie XRechnungen beim E-Mail-Versand aus Dolibarr behandelt werden. Für ZUGFeRD-Rechnungen sind sie nicht erforderlich, da die lesbare PDF-Ansicht dort bereits Bestandteil der Rechnungsdatei ist.
- PDF-Rechnung zusätzlich generieren und anhängen: Wenn aktiviert, wird beim E-Mail-Versand zusätzlich zur XML-XRechnung eine herkömmliche PDF-Rechnung generiert und mit angehängt. So haben Empfänger eine einfache Möglichkeit, den Inhalt zu lesen, ohne einen XRechnungs-Viewer zu benötigen. Gesetzlich verbindlich bleibt die XML-Datei. Voraussetzung: Es muss eine PDF-Rechnungsvorlage (siehe nächster Punkt) ausgewählt sein.
-
Zu verwendende Rechnungsvorlage:
Auswahl der PDF-Vorlage, die für die zusätzliche PDF-Rechnung verwendet wird. Beispiele:
sponge,crabe,octopus. Die Konfiguration der Vorlage erfolgt über den 'Ändern'-Button auf der Setup-Seite des Standard-Rechnungsmoduls. - Für Stornorechnungen andere Vorlage (wenn gesetzt): Optional kann für Stornorechnungen eine separate PDF-Vorlage konfiguriert werden. Sinnvoll, wenn Stornorechnungen optisch oder inhaltlich anders gestaltet werden sollen als reguläre Rechnungen (z. B. mit zusätzlichem Hinweistext oder einem speziellen Layout). Wird das Feld leer gelassen, wird auch für Stornorechnungen die unter "Zu verwendende Rechnungsvorlage" gewählte Standard-Vorlage genutzt.
Validator-Einstellungen
- Java-Pfad: Normalerweise wird Java automatisch erkannt. Falls Sie eine spezielle Java-Installation verwenden, können Sie hier den Pfad zur Java-Executable anpassen. Standardwert ist "java", was in den meisten Fällen korrekt ist.
- KoSIT-Validator-Pfad: Wird automatisch beim ersten Download eingerichtet. Hier können Sie bei Bedarf einen alternativen Pfad zu einer manuell installierten Validator-Installation angeben.
Spezialfelder für Rechnungen
Je nach Einsatzzweck kann es sein, dass zusätzliche Felder hilfreich sind, um benötigte Angaben automatisch in der E-Rechnung aufzunehmen:
- Leistungszeitraum: In der E-Rechnung ist der Leistungszeitraum ein Pflichtfeld. Er wird vollautomatisch aus dem Rechnungsdatum bzw. – sofern angegeben – aus dem Leistungsdatum und den Anfangs- und Enddaten der Zeiträume der Leistungspositionen ermittelt (frühestes Startdatum bis spätestes Enddatum). Diese Option erlaubt die Angabe eines Leistungszeitraums für die Gesamtrechnung, der zusätzlich in die obige Automatik einfließt.
- Kundenbestellnummer: Als Bestellnummer, unter der der Kunde den Auftrag erteilt hat, wird standardmäßig das Feld "Ihr Zeichen" befüllt. Mit dieser Option wird die Information aus einem entsprechenden Extrafeld eines verknüpften Projekts bezogen, sofern das Feld in der Rechnung leer ist.
Spezialfelder für Rechnungen an Behörden
Behörden erwarten XRechnungen mit zusätzlichen Angaben. Nach Aktivierung dieser Option kann bei den Geschäftspartnerdaten eine Leitweg-ID hinterlegt werden und jede Rechnung kann eine offizielle Projektnummer referenzieren. Diese Option braucht nur aktiviert zu werden, sofern Sie Rechnungen an Behörden schicken (B2G). Hinweis: Die Bestellnummer wird aus dem Feld "Ihr Zeichen" übernommen.
5. Wichtige Hinweise: Stammdaten vervollständigen
Für die korrekte E-Rechnungs-Generierung ist es wichtig, dass alle relevanten Stammdaten vollständig gepflegt sind:
- Vollständige Firmenadresse mit korrekter Postleitzahl und Stadt
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
- Handelsregisternummer (empfohlen)
- Vollständige Kundenadressen
- Leitweg-ID für Behörden (erforderlich für öffentliche Auftraggeber)
- Korrekte Umsatzsteuersätze für alle Artikel
6. Übersicht aller Konfigurationsoptionen
Die folgende Tabelle gibt einen kompakten Überblick über alle verfügbaren Einstellungen mit der jeweiligen Empfehlung. Die meisten Standardwerte sind bewusst so gewählt, dass das Modul ohne weitere Konfiguration nutzbar ist.
| Einstellung | Empfohlen | Hinweis |
|---|---|---|
| Generierung der E-Rechnung | ||
| Automatische Validierung aktivieren | An | Schützt vor fehlerhaften Rechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen führen. |
| Validierung bei Cron-Jobs/CLI überspringen | Aus | Nur einschalten bei automatisierten Massenrechnungen. |
| Fast-Modus aktivieren | An | Datei-Erzeugung erst bei Rechnungsfreigabe statt bei jeder Änderung. |
| ZUGFeRD-Einstellungen | ||
| Basis-PDF-Vorlage (ZUGFeRD) | Leer | Fallback auf E-Mail-PDF-Vorlage, sonst sponge; ODT-Vorlagen unterstützt. |
| Basis-PDF-Vorlage für Gutschriften | Optional | Wenn leer, wird die ZUGFeRD-Rechnungsvorlage genutzt. |
| ZUGFeRD-PDF mit Mustang validieren | An | Greift nur bei aktiver automatischer Validierung. |
| Anlagen als sichtbare PDF-Anhänge einbetten | An | Kopie in den XML-Daten (BG-24) bleibt maßgeblich. |
| Zusätzliche Dateien als Anhänge einbetten (XRechnung) | ||
| Alle hochgeladenen Dateien einbetten | Nach Bedarf | Nur manuell hochgeladene Dateien werden eingebettet, keine generierten. |
| Zugelassene Dateiendungen | pdf,csv,png,jpg,jpeg |
Standardwert deckt typische Anhänge ab. |
| E-Mail-Anhang (XRechnung) | ||
| PDF-Rechnung zusätzlich generieren und anhängen | Nach Bedarf | Empfehlenswert für Empfänger ohne XRechnung-Viewer. Für ZUGFeRD nicht erforderlich. |
| Zu verwendende Rechnungsvorlage | sponge o. ä. |
PDF-Vorlage des Standard-Rechnungsmoduls. |
| Vorlage für Stornorechnungen | Optional | Wenn leer, wird die Standard-Vorlage genutzt. |
| Validator-Einstellungen | ||
| Pfad zur Java-Ausführungsdatei | java |
Standardwert funktioniert in den meisten Umgebungen. |
| KoSIT-Validator-Pfad | Automatisch | Wird bei der Erstinstallation gesetzt, manuell anpassbar. |
| Spezialfelder für Rechnungen | ||
| Eingabe eines expliziten Leistungszeitraums | An | Pflichtfeld in der E-Rechnung – Automatik wird erweitert. |
| Bestellnummer aus Projekt-Extrafeld | Nach Bedarf | Greift, wenn "Ihr Zeichen" auf Rechnungsebene leer ist. |
| Spezialfelder für Rechnungen an Behörden (B2G) | ||
| Spezialfelder für Behörden aktivieren | Nur bei B2G | Aktiviert Leitweg-ID bei Geschäftspartnern und Projektnummer-Referenz. |
Modul aktualisieren
Wenn eine neue Version des Moduls verfügbar ist (z. B. mit neuen Funktionen oder bei Updates der E-Rechnungs-Spezifikationen), gehen Sie wie folgt vor – die Reihenfolge ist wichtig:
- Unter Start > Einstellungen > Module im Tab 'Externes Modul hinzufügen' die neue ZIP-Datei unausgepackt hochladen. Die Dateien werden in das bestehende Modulverzeichnis übernommen.
- Modul deaktivieren und wieder aktivieren (Schiebeschalter aus, dann an). Dieser Schritt ist zwingend erforderlich – nur dadurch laufen die internen Init-Routinen, die ggf. neue Datenbankfelder anlegen, Standardwerte für neue Optionen setzen und Belegvorlagen registrieren. Werden Einstellungen vor diesem Schritt geändert, kann es zu inkonsistenten Konfigurationen kommen.
- Die Validierungswerkzeuge (KoSIT-Validator und ggf. Mustang) einmalig per Knopfdruck neu herunterladen, damit die zur neuen Modulversion passenden Versionen verwendet werden. Bei zukünftigen Updates entfällt dieser Schritt voraussichtlich.
- Erst jetzt die Einstellungen anpassen: Über den 'Ändern'-Button auf der Setup-Seite neu hinzugekommene Optionen wie z. B. das Einbetten von Dateien aktivieren, Dateiformate konfigurieren oder andere neue Schalter setzen.
E-Rechnungs-Generierung durchführen
Die Verwendung des E-Rechnung Export Moduls ist denkbar einfach und fügt sich nahtlos in Ihren gewohnten Dolibarr-Arbeitsablauf ein.
Schritt 1: Rechnung erstellen und freigeben
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Dolibarr. Alle gewohnten Funktionen wie Rabatte, verschiedene Umsatzsteuersätze, mehrere Positionen usw. stehen uneingeschränkt zur Verfügung.
Schritt 2: Belegvorlage auswählen
Wählen Sie die gewünschte Belegvorlage aus der Vorlagenliste aus – "XRechnung" für eine XML-Datei oder "ZUGFeRD" für eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten – und klicken Sie auf 'Erzeugen'.
Schritt 3: Automatische Verarbeitung
Das Modul generiert automatisch die E-Rechnungs-Datei und speichert sie im Dokumentenordner der jeweiligen Rechnung. Bei XRechnungen folgt der Dateiname dem Schema RECHNUNGS-NR_XRechnung.xml (z. B. FA2024-001_XRechnung.xml). Die ZUGFeRD-PDF ist das normale Hauptdokument der Rechnung und heißt RECHNUNGS-NR.pdf (z. B. FA2024-001.pdf) – ohne Suffix, sodass E-Mail- und Massenversand unverändert funktionieren. Die darin eingebettete XML-Datei trägt den normkonformen Namen factur-x.xml. Bei aktivierter Validierung wird zusätzlich der Prüfbericht RECHNUNGS-NR_ZUGFeRD-Validator-Pruefbericht.xml im Rechnungsordner abgelegt. Wenn die automatische Validierung aktiviert ist, wird die Datei sofort geprüft und Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
Qualitätskontrolle durch Konformitätsprüfung (KoSIT & Mustang)
XRechnungen werden mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft, der sehr häufig auch bei Rechnungsempfängern eingesetzt wird; ZUGFeRD-PDFs werden mit dem anerkannten Open-Source-Tool Mustang validiert. So stellen Sie sicher, dass es nicht zu Reklamationen der Rechnung aus formalen Gründen kommt. Bei erfolgreicher Validierung erhalten Sie eine grüne Erfolgsmeldung, bei Fehlern wird eine rote Meldung mit Fehlerbeschreibung angezeigt.
Hintergrundinformationen
Beide E-Rechnungs-Formate folgen einer komplexen, standardisierten Struktur, die weit über eine einfache XML-Formatierung hinausgeht. Grundlage ist jeweils die europäische Norm EN16931. Die XRechnung verwendet die Universal Business Language (UBL 2.1) als technische Basis; ZUGFeRD/Factur-X bettet strukturierte Rechnungsdaten nach UN/CEFACT CII in eine PDF/A-3-Datei ein. In beiden Fällen wird eine einheitliche, maschinenlesbare Darstellung von Rechnungsdaten gewährleistet.
Ein besonderer Aspekt der E-Rechnungs-Standards ist die strikte Validierung aller generierten Dateien. Jede E-Rechnung muss nicht nur formal korrekt strukturiert sein, sondern auch inhaltlich konsistent und vollständig. Das bedeutet, dass alle Berechnungen (Einzelpreise, Rabatte, Steuern, Gesamtsummen) mathematisch korrekt und nachvollziehbar sein müssen. Fehler in der Berechnung oder fehlende Pflichtangaben führen dazu, dass die E-Rechnung vom Empfänger abgelehnt wird.
Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Dolibarr
Ab wann ist E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht greift schrittweise: Bis 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 ist die E-Rechnungs-Versendung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Eine weitere Verschärfung ist ab 2028 geplant.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD bettet die maschinenlesbaren XML-Daten zusätzlich in ein lesbares PDF (PDF/A-3) ein. Gesetzlich relevant sind in beiden Fällen ausschließlich die XML-Daten. Das E-Rechnung Export Modul unterstützt beide Formate: XRechnung ist die richtige Wahl, wenn der Empfänger eine reine XML-Datei fordert (z. B. Behörden), ZUGFeRD, wenn eine menschenlesbare Rechnungsansicht in derselben Datei gewünscht ist.
Kann das Modul auch ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen?
Ja. Das Modul erzeugt neben XRechnungen (XML) auch E-Rechnungen im hybriden Format ZUGFeRD/Factur-X (Profil EN 16931), also PDF-Dateien mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Die Konformitätsprüfung der ZUGFeRD-PDFs erfolgt mit dem anerkannten Open-Source-Tool Mustang, das per Knopfdruck installiert werden kann. Aufgrund dieser Erweiterung wurde das Modul von "XRechnung Export" in "E-Rechnung Export" umbenannt. Bestandskunden erhalten die neue Version innerhalb der Updatefrist kostenfrei.
Was ist der KoSIT-Validator?
Der KoSIT-Validator ist das offizielle Validierungstool der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er wird von Behörden und Unternehmen zur Prüfung eingehender E-Rechnungen verwendet. Das Tool steht unter Apache License 2.0 und ist frei verwendbar. Das E-Rechnung Export Modul für Dolibarr lädt automatisch die kompatible Version (KoSIT 1.5.0 mit XRechnung-Konfiguration 3.0.2) herunter.
Brauche ich Java für das E-Rechnung-Modul?
Java wird nur für die optionale Validierungsfunktion benötigt – konkret Java Version 11 oder höher (empfohlen: OpenJDK 11). Im DoliCenter-Hosting ist Java standardmäßig vorinstalliert. Auf eigenen Servern zeigt das Modul den Java-Status an und gibt bei Bedarf Installationshinweise. Ohne Java kann das Modul E-Rechnungen erzeugen, aber nicht validieren.
Werden Anzahlungs- und Schlussrechnungen unterstützt?
Ja. Anzahlungsrechnungen (Abschlagsrechnungen) werden mit korrekter Codierung als InvoiceTypeCode 326 ausgegeben. Schlussrechnungen mit Anzahlungsabzug werden inklusive der Behandlung der Anzahlungs-Umsatzsteuer und vollständiger Nachvollziehbarkeit der Abrechnungshistorie verarbeitet. Das Modul ist kompatibel mit deutschen Abrechnungszyklen.
Werden Stornorechnungen unterstützt?
Ja. Stornorechnungen werden nach UStG §14 mit InvoiceTypeCode 384 als Korrekturrechnungen ausgegeben. Der Bezug zur Originalrechnung bleibt erhalten.
Werden Daten an externe Dienste übertragen?
Nein. Alle Validierungen erfolgen lokal auf Ihrem Server. Es werden keine Rechnungsdaten an externe Dienste übertragen. Nach der einmaligen Installation des Validators arbeitet die Prüfung vollständig offline. Das gewährleistet maximalen Datenschutz.
Was ist die Leitweg-ID und wann brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Routingkennung für die elektronische Zustellung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Seit November 2020 müssen alle Rechnungen an Behörden im XRechnung-Format inklusive Leitweg-ID eingereicht werden. Im Modul kann nach Aktivierung der entsprechenden Option die Leitweg-ID bei den Geschäftspartnerdaten hinterlegt werden.
Kann ich neben der XRechnung auch eine PDF-Rechnung versenden?
Ja. In den Moduleinstellungen kann aktiviert werden, dass beim E-Mail-Versand aus Dolibarr nicht nur die XML-Datei, sondern zusätzlich eine herkömmliche PDF-Rechnung als Anhang verwendet wird. So haben Empfänger eine einfache Möglichkeit, den Rechnungsinhalt zu lesen, ohne einen XRechnungs-Viewer zu benötigen. Gesetzlich verbindlich ist dabei die XML-Datei. Beim Format ZUGFeRD ist dies nicht erforderlich, da die lesbare PDF-Ansicht bereits Bestandteil der Rechnungsdatei ist.
Welche Formatversionen unterstützt das Modul?
Das Modul erzeugt XRechnung 3.0.2-konforme XML-Dateien sowie ZUGFeRD/Factur-X-Dateien im Profil EN 16931. Die Validierung erfolgt mit dem KoSIT-Validator 1.5.0. Beide Formate basieren auf dem europäischen Standard EN16931. Damit sind die erzeugten Rechnungen sowohl PEPPOL-konform als auch grenzüberschreitend einsetzbar.
Wie viel kostet das E-Rechnung Export Modul?
Das Modul ist für 300,00 € (netto) im offiziellen DoliStore erhältlich. Auf Anfrage kann es auch direkt über Bloxera bezogen werden. Im DoliCenter-Tarif Dolibarr Business ist das Modul nicht vorinstalliert, kann aber jederzeit hinzugefügt werden.
Wo bekomme ich Unterstützung bei der Einrichtung?
Bloxera GmbH bietet als offizieller Dolibarr Preferred Partner Einrichtung, Konfiguration und Schulung zum Modul an. Das Modul ist vollständig dokumentiert. Bei technischen Fragen oder Auffälligkeiten ist eine direkte Kontaktaufnahme möglich; Korrekturen werden zeitnah bereitgestellt.
Wir bieten Unterstützung
Falls Sie einen technischen Fehler im Modul feststellen, kontaktieren Sie uns bitte. Je detaillierter Sie das Problem beschreiben (ggf. auch mit Screenshots), desto schneller können wir helfen und eine Korrektur bereitstellen. Wir sind bestrebt, alle gemeldeten Probleme zeitnah zu lösen und das Modul kontinuierlich zu verbessern.
Wenn Sie möchten, dass wir das Modul für Sie einrichten, Sie in der optimalen Konfiguration für Ihre spezifischen Anforderungen beraten oder Sie in der Bedienung von Dolibarr schulen, unterbreiten wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot. Als offizieller Dolibarr Preferred Partner verfügen wir über umfassende Expertise sowohl im Bereich E-Rechnung als auch in der Dolibarr-Administration.
Darüber hinaus bieten wir professionelles Dolibarr-Hosting als cloudbasierte SaaS-Lösung an, bei dem alle technischen Voraussetzungen für das E-Rechnung Export Modul bereits optimal konfiguriert sind.
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