XRechnung Export für Dolibarr

Einführung

Dolibarr-Modul für die Erzeugung von E-Rechnungen

Im B2B-Bereich wird die Erstellung von standardkonformen E-Rechnungen Pflicht. Dieses Modul ermöglicht Ihnen, dieser Pflicht nachzukommen und Dolibarr-Rechnungen im geforderten XRechnung-Format zu erzeugen.

Das XRechnung Export Modul erweitert Ihr Dolibarr System um die vollautomatische Generierung von XRechnung 3.0.2-konformen XML-Dateien. Per Knopfdruck können alle Ihre Rechnungen als XRechnung ausgegeben werden, die sowohl den deutschen als auch den europäischen Standards für elektronische Rechnungen entsprechen. Die so erstellten Dateien können direkt an Ihre Kunden versendet oder in andere E-Rechnungs-Systeme eingelesen werden.

Das besondere Merkmal dieses Moduls ist die integrierte automatische Validierung jeder generierten XRechnung mit dem offiziellen KoSIT-Validator. Dadurch erhalten Sie sofortige Gewissheit über die Korrektheit Ihrer E-Rechnungen und vermeiden Zahlungsverzögerungen durch fehlerhafte Rechnungsdateien.

Rechtliche Situation: E-Rechnung wird schrittweise Pflicht

Die gesetzlichen Fristen für die E-Rechnung-Pflicht stehen fest und betreffen alle Unternehmen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 wird der E-Rechnung-Empfang für alle Unternehmen verpflichtend. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Für die Versendung von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen noch zulässig, allerdings nur bei ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 wird dann die E-Rechnung-Versendung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Eine weitere Verschärfung der Regelungen ist ab dem 1. Januar 2028 geplant, wobei die Details noch nicht final festgelegt sind.

Für den öffentlichen Sektor gelten bereits seit November 2020 strengere Regeln: Alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen im XRechnung-Format eingereicht werden, einschließlich der erforderlichen Leitweg-ID für die elektronische Zustellung an Behörden.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Eine XRechnung ist eine maschinenlesbare XML-Datei, die nach dem deutschen XRechnung-Standard strukturiert ist und elektronisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen enthalten XRechnungen alle relevanten Rechnungsdaten in einem standardisierten, strukturierten Format, das von verschiedenen Softwaresystemen automatisch eingelesen und verarbeitet werden kann.

Das XRechnung-Format basiert auf dem europäischen Standard EN16931 und verwendet die Universal Business Language (UBL 2.1) als technische Grundlage. Dadurch sind XRechnungen nicht nur in Deutschland, sondern auch grenzüberschreitend kompatibel und erfüllen die PEPPOL-Anforderungen für den europäischen elektronischen Geschäftsverkehr.

Neben dem reinen XRechnung-Format gibt es auch das sogenannte ZUGFeRD-Format, bei dem die XML-Daten in ein lesbares PDF eingebettet sind. Trotz des vermeintlich höheren Komforts raten wir von der ZUGFeRD-Variante ab: Gesetzlich relevant sind immer nur die XML-Daten. Bei ZUGFeRD müssen Sie zusätzlich prüfen, ob die Daten im PDF mit den Daten im XML-Format übereinstimmen, und am Ende werden doch nur die XML-Daten weiterverarbeitet.

Die Besonderheit: Das Modul erstellt geprüfte Rechnungen

Rechnungsempfänger sollten E-Rechnungen automatisiert prüfen - und Zahlungsfristen beginnen erst zu laufen, sobald eine Rechnungsdatei vorliegt, bei deren Prüfung keine formalen Fehler festgestellt werden. Erfahren Sie von eventuellen Fehlern erst von Ihren Kunden, verlieren Sie unnötig Zeit und riskieren Zahlungsverzögerungen.

Unser XRechnung Export Modul geht daher einen entscheidenden Schritt weiter: Optional kann das Modul jede Rechnung nach ihrer Erstellung automatisch überprüfen ("validieren"). Dazu wird das offizielle zertifizierte Validierungstool KoSIT eingesetzt, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelt wurde und auch von Behörden und Unternehmen zur Prüfung eingehender XRechnungen verwendet wird.

Diese integrierte Validierung bietet Ihnen entscheidende Geschäftsvorteile: Sie erhalten sofort nach der Generierung einer XRechnung eine klare Erfolgsmeldung oder eine detaillierte Fehlerbeschreibung mit Lösungshinweisen. Probleme werden bereits beim Versenden erkannt, nicht erst beim Empfänger. Das gewährleistet Rechtssicherheit und Compliance mit allen deutschen und europäischen E-Rechnungsvorschriften.

Validierung erfolgreich — Beispielausgabe eines externen Prüfportals
für einwandfreie Dolibarr-XRechnung

Besonders wichtig: Alle Validierungen erfolgen lokal auf Ihrem Server. Das bedeutet maximalen Datenschutz, da keine Rechnungsdaten an externe Dienste übertragen werden. Nach der einmaligen Installation arbeitet die Validierung vollständig offline.

Umfassende Unterstützung komplexer Rechnungsszenarien

Das XRechnung Export Modul beschränkt sich nicht auf einfache Standardrechnungen, sondern unterstützt das gesamte Spektrum deutscher Geschäftspraktiken. Dazu gehören normale Ausgangsrechnungen mit beliebig vielen Positionen und verschiedenen Umsatzsteuersätzen, einschließlich korrekter Behandlung von Rabatten und Zuschlägen auf Einzelposten-Ebene nach den PEPPOL-Regeln.

Besonders wichtig für deutsche Unternehmen ist die Unterstützung von Anzahlungsrechnungen (Abschlagsrechnungen) mit korrekter UBL-Codierung als InvoiceTypeCode 326. Das Modul behandelt Anzahlungsbeträge automatisch korrekt und ist kompatibel mit deutschen Abrechnungszyklen. Ebenso werden Schlussrechnungen mit Anzahlungsabzug verarbeitet, einschließlich der Behandlung von Anzahlungs-Umsatzsteuer und vollständiger Nachvollziehbarkeit der Abrechnungshistorie.

Für Korrekturen unterstützt das Modul deutsche Stornorechnungen nach UStG §14 mit InvoiceTypeCode 384 für Korrekturrechnungen unter Erhaltung der Bezüge zur Originalrechnung. Zusätzlich wird das Leistungsdatum (Tax Point Date) über das Standard-Dolibarr-Feld `date_pointoftax` unterstützt, was für die Einhaltung des deutschen Umsatzsteuerrechts und die korrekte Behandlung von Leistungszeiträumen essentiell ist.

Verfügbarkeit des Moduls

Das XRechnung Export Modul ist sofort verfügbar und kann über den DoliStore erworben werden. Auf Anfrage können Sie es auch direkt über uns beziehen. Das Modul wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Informationen zur Einrichtung und zur Bedienung

Das Modul erstmalig einrichten

Die Einrichtung des XRechnung Export Moduls erfolgt in wenigen einfachen Schritten.

1.) Hochladen in Ihr Dolibarr-System:
Unter Start > Einstellungen > Module gehen Sie auf den Tab "Externes Modul hinzufügen" laden die ZIP-datei des Moduls hoch.

2.) Modulaktivierung:
Das Modul wird aktiviert, indem Sie auf Start > Einstellungen > Module gehen und nach "XRechnung Export" suchen. Dort klicken Sie auf den Aktivierungsschalter. Nach der Aktivierung wird eine zusätzliche Belegvorlage für Rechnungen "XRechnung" installiert und aktiviert. Sie müssen keine weiteren manuellen Schritte zur Template-Aktivierung vornehmen und können bei jeder Rechnung die belegvorlage "XRechnung" auswählen, um eine XML-datei als E-Rechnung zu erzeugen. Soll dies die Standardvorlage sein, müssen Sie bei den Einstellungen innerhalb des Dolibarr-Standardmoduls Rechnungen einen entsprechend Haken setzen.

3.) Weitere Einrichtungsschritte:
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um weitere Einrichtungsschritte vorzunehmen. Das Modul erkennt automatisch, ob Java auf Ihrem System verfügbar ist. Für die Validierungsfunktion wird Java Version 11 oder höher benötigt. Wir empfehlen OpenJDK 11. Sofern Sie unser DoliCenter-Hosting nutzen, ist Java bereits standardmäßig verfügbar. Für eigene Server zeigt Ihnen das Modul in den Einstellungen den aktuellen Java-Status an und gibt Ihnen ggf. Installationshinweise.

Jetzt können Sie den KoSIT-Validator per Knopfdruck herunterladen:
Für die optionale automatische Validierung aller erzeugten E-Rechnungen wird das anerkannte offizielle Tool KosIT-Validator verwendet. Das Prüftool ist eine Open Source Lösung, die aufgrund ihrer Größe (ca. 40 MB) nicht im XRechnung-Modul mitgeliefert wird, da sich Module dieser Größe meist nicht in Dolibarr hochladen lassen. Stattdessen kann der KosIT-Validator in den meisten Fällen per Knopfdruck heruntergeladen und installiert werden. In speziellen Fällen, wo dies nicht automatisch möglich ist, werden ausführliche Anweisungen für eine manuelle Installation angezeigt.

Hinweis: Der KoSIT-Validator steht unter der Apache License 2.0 und kann frei verwendet und weitergegeben werden. Das XRechnung-Modul lädt automatisch die neueste kompatible Version (KoSIT Validator 1.5.0 mit XRechnung-Konfiguration 3.0.2) von den offiziellen GitHub-Repositories herunter.

4.) Moduleinstellungen:

Automatische XRechnung-Validierung aktivieren
Diese Einstellung ist dringend empfohlen für die Qualitätssicherung. Wenn aktiviert, wird jede generierte XRechnung automatisch mit dem KoSIT-Validator geprüft. Sie erhalten sofort eine Erfolgsmeldung oder eine detaillierte Fehlerbeschreibung. Diese Funktion schützt Sie vor fehlerhaften XRechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen führen könnten.

Java-Pfad
Normalerweise wird Java automatisch erkannt. Falls Sie eine spezielle Java-Installation verwenden, können Sie hier den Pfad zur Java-Executable anpassen. Standardwert ist "java", was in den meisten Fällen korrekt ist.

KoSIT-Validator-Pfad
Wird automatisch beim ersten Download eingerichtet. Hier können Sie bei Bedarf einen alternativen Pfad zu einer manuell installierten Validator-Installation angeben.

Spezialfelder für Rechnungen an Behörden
Behördern erwarten XRechnungen mit zusätzlichen Angaben. Nach Aktivierung dieser Option kann bei den Geschäftspartnerdaten eine Leitweg-ID hinterlegt werden und jede Rechnung kann einen Offizielle Projektnummer referenzieren. Diese Option braucht nur aktiviert zu werden, sofern Sie Rechnungen an Behörden schicken (B2G).

5.) Wichtige Hinweise:

Stammdaten vervollständigen
Für korrekte XRechnung-Generierung ist es wichtig, dass alle relevanten Stammdaten vollständig gepflegt sind:

Vollständige Firmenadresse mit korrekter Postleitzahl und Stadt
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Handelsregisternummer (empfohlen)
Vollständige Kundenadressen
Leitweg-ID für Behörden (erforderlich für öffentliche Auftraggeber)
Korrekte Umsatzsteuersätze für alle Artikel

XRechnung-Generierung durchführen

Die Verwendung des XRechnung Export Moduls ist denkbar einfach und fügt sich nahtlos in Ihren gewohnten Dolibarr-Arbeitsablauf ein.

Schritt 1: Rechnung erstellen und validieren
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Dolibarr. Alle gewohnten Funktionen wie Rabatte, verschiedene Umsatzsteuersätze, mehrere Positionen usw. stehen uneingeschränkt zur Verfügung.

Schritt 2: Belegvorlage XRechnung auswählen
Wählen Sie "XRechnung" aus der Vorlagenliste aus und klicken Sie auf 'erzeugen'.

Schritt 3: Automatische Verarbeitung
Das Modul generiert automatisch die XRechnung-XML-Datei und speichert sie im Dokumentenordner der jeweiligen Rechnung. Der Dateiname folgt dem Schema RECHNUNGS-NR_XRechnung.xml (z.B. FA2024-001_XRechnung.xml). Wenn die automatische Validierung aktiviert ist, wird die Datei sofort geprüft und Sie erhalten eine entsprechende Meldung.

Qualitätskontrolle und Feedback
Bei erfolgreicher Validierung erhalten Sie eine grüne Meldung: "XRechnung-Validierung erfolgreich für Rechnung XY". Bei Fehlern wird eine rote Meldung mit detaillierter Fehlerbeschreibung und Lösungshinweisen angezeigt. Eine manuelle Nachprüfung ist jederzeit über die Einstellungsseite möglich.

Hintergrundinformationen

Das XRechnung-Format folgt einer komplexen, standardisierten Struktur, die weit über eine einfache XML-Formatierung hinausgeht. Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN16931 und verwendet die Universal Business Language (UBL 2.1) als technische Grundlage, um eine einheitliche, maschinenlesbare Darstellung von Rechnungsdaten zu gewährleisten.

Ein besonderer Aspekt des XRechnung-Standards ist die strikte Validierung aller generierten Dateien. Jede XRechnung muss nicht nur formal korrekt strukturiert sein, sondern auch inhaltlich konsistent und vollständig. Das bedeutet, dass alle Berechnungen (Einzelpreise, Rabatte, Steuern, Gesamtsummen) mathematisch korrekt und nachvollziehbar sein müssen. Fehler in der Berechnung oder fehlende Pflichtangaben führen dazu, dass die XRechnung vom Empfänger abgelehnt wird.

Wir bieten Unterstützung

Falls Sie einen technischen Fehler im Modul feststellen, kontaktieren Sie uns bitte. Je detaillierter Sie das Problem beschreiben (ggf. auch mit Screenshots), desto schneller können wir helfen und eine Korrektur bereitstellen. Wir sind bestrebt, alle gemeldeten Probleme zeitnah zu lösen und das Modul kontinuierlich zu verbessern.

Wenn Sie möchten, dass wir das Modul für Sie einrichten, Sie in der optimalen Konfiguration für Ihre spezifischen Anforderungen beraten oder Sie in der Bedienung von Dolibarr schulen, unterbreiten wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot. Als offizieller Dolibarr Preferred Partner verfügen wir über umfassende Expertise sowohl im Bereich E-Rechnung als auch in der Dolibarr-Administration.

Darüber hinaus bieten wir professionelles Dolibarr-Hosting als cloudbasierte SaaS-Lösung an, bei dem alle technischen Voraussetzungen für das XRechnung Export Modul bereits optimal konfiguriert sind.

Zu unseren Kontaktinformationen

Jetzt das Modul kaufen und validierte E-Rechnugnen erstellen:

Das Modul ist im offiziellen DoliStore (Link) oder direkt bei uns erhältlich.