Accounting Export DATEV-Format (Version 1.x – Legacy)

Einführung

Dolibarr-Modul zum Buchhaltungsexport im DATEV-Format (Version 1.x)

Dolibarr zeichnet bei entsprechender Konfiguration alle Geschäftsvorfälle in einer doppelten Buchführung auf. Die Buchungssätze können standardmäßig in viele Formate exportiert werden – das in Deutschland dominierende DATEV-Format wurde lange aber nicht unterstützt.

Das Modul Accounting Export DATEV-Format erweitert Dolibarr um dieses Exportformat. Per Knopfdruck können alle Buchungen der Buchhaltung (Einkäufe, Verkäufe, Banktransaktionen, Spesenabrechnungen, manuelle Buchungen) als CSV-Datei im DATEV-Format ausgegeben werden. Die so erstellte Datei kann an den Steuerberater weitergegeben oder in andere Finanzsoftware eingelesen werden. Das generierte Exportformat wurde mit der offiziellen Validierungssoftware der DATEV auf formale Korrektheit geprüft.

Was genau wird exportiert?

Das Modul exportiert grundsätzlich alle Buchungszeilen aus dem Hauptbuch in Form einer CSV-Datei. Einmal exportierte Zeilen werden in Dolibarr markiert und standardmäßig von zukünftigen Exporten ausgeschlossen; sie können aber manuell reaktiviert werden, wenn sie ein weiteres Mal exportiert werden sollen.

Bitte beachten Sie: Die DATEV-Software bietet verschiedene Schnittstellen an. Dieses Modul ermöglicht den klassischen Export der gesamten Buchungsdaten in einer CSV-Datei zur Weitergabe an den Steuerberater. Die kostenpflichtige Schnittstelle "DATEV Unternehmen online" wird nicht zusätzlich unterstützt, da auf diesem Weg nur die Eingangs- und Ausgangsrechnungen an DATEV gesendet würden und nicht die komplette Buchhaltung.

Informationen zur Einrichtung und zur Bedienung

Das Modul erstmalig einrichten

1. Einstellungen in der Buchhaltung

Nach der Installation des Moduls gehen Sie wie folgt vor:

• unter Buchhaltung > Einstellungen > Exportoptionen:
  • als Präfix für den Dateinamen EXTF_ setzen
  • in der Drop-Down-Liste "Export für DATEV" auswählen
  • Format für die Datei: CSV auswählen

2. Moduleinstellungen

Weitere Einstellungen können für das Exportmodul unter Start > Einstellungen > Module > Accounting Export DATEV (Zahnrad-Icon) vorgenommen werden:

DATEV-Beraternummer und Mandantennummer

Beide Nummern können gesetzt werden, sofern sie bekannt sind. Wichtig: nur gültige Nummern eintragen oder leer lassen.

Zuordnung Automatikkonten und USt-Konten als Liste

Die Konfiguration erfolgt durch Kontenpaare im Format: [Automatikkonto]-[Steuerkonto]

Beispiel für SKR03:

8400-1776, 3400-1576

Diese Einträge bedeuten:

• 8400-1776: Erlöskonto 8400 (19 % USt) mit Steuerkonto 1776
• 3400-1576: Vorsteuer-Automatikkonto 3400 mit VSt-Konto 1576

Tipp: Sie können mehrere Zuordnungen durch Kommas trennen und zur besseren Übersicht auch Zeilenumbrüche verwenden. Beim Export werden die jeweils zugehörigen Umsatzsteuerbuchungen herausgefiltert und die Bruttobeträge der Buchung ausgegeben.

DATEV-Automatikkonten nutzen

Auswahl, ob die Funktion der Automatikkonten genutzt werden soll und damit die zuvor gemachten Angaben zur Anwendung kommen. Es werden dann beim Export die zugeordneten Umsatzsteuerkonten weggefiltert und die Steuerbeträge zu den Nettobeträgen der Automatikkonten addiert. DATEV bucht diese dann aufgrund der Automatik selbsttätig auf Steuerkonten.

Brutto-Bebuchung von Aufwandskonten mit Buchungsschlüssel

Diese Funktion optimiert die Darstellung von Aufwandsbuchungen im DATEV-System:

• Vorsteuerbuchungen werden herausgefiltert
• Export erfolgt als Brutto-Wert mit DATEV-BU-Schlüssel
• DATEV nimmt die Vorsteuerbuchung automatisch vor

Erforderliche Angaben:

• Kontenbereich der Aufwandskonten (z. B. im SKR03 4000-4999)
• Zu filterndes Vorsteuerkonto (z. B. im SKR03 19 %: 1576)
• DATEV-BU-Schlüssel für die Vorsteuerbehandlung (90)

Bei allen unspezifizierten Konten Automatik explizit deaktivieren

In der DATEV-Software wird die Buchungsautomatik deaktiviert, indem für eine Buchungszeile der Buchungsschlüssel 40 gesetzt wird. Ist der Schalter aktiviert, wird dieser Buchungsschlüssel für alle nicht als Automatikkonten spezifizierten Konten verwendet, um unbeabsichtigte Automatikbuchungen auszuschließen. Soll die exportierte Datei in Software von Drittanbietern importiert werden, kann der Buchungsschlüssel Probleme bereiten (mangelhafte Kompatibilität der Fremdsoftware) und kann in diesem Fall deaktiviert werden.

Debitoren-/Kreditorenkonten statt Sammelkonto ausgeben

Für Buchungssätze, die Kreditoren- oder Debitorenkonten ansprechen, kann gewählt werden, ob die Kreditoren-/Debitorenkonten beim Export verwendet werden oder ob Forderungen und Verbindlichkeiten über die in der Buchhaltung definierten Sammelkonten gebucht werden.

Wichtig: Klären Sie die benötigten Einstellungen unbedingt mit Ihrem Steuerberater.

Export der Buchhaltung im DATEV-Format durchführen

• ab Dolibarr Version 18:
  • Buchhaltung > Buchhaltung > Buchhaltung exportieren auswählen
  • Oberhalb der Tabelle das Export-Icon anklicken

• bis Dolibarr Version 17:
  • Buchhaltung > Buchhaltung > Journale auswählen
  • Dann oberhalb der Tabelle das Export-Icon anklicken

Wichtig: Für einen Probeexport bei der Rückfrage-Dialogbox darauf achten, dass kein Kästchen angehakt ist. Haben Sie die Buchungen beim Export festgeschrieben, gibt es keine Möglichkeit mehr, diese nachträglich zu ändern oder zu löschen. Vergleichen Sie nach jedem Export die Summen- und Saldenlisten in Dolibarr und in der Software, in die der Export eingelesen wurde, um sicherzugehen, dass die Buchungen korrekt übertragen wurden.

Hintergrundinformationen

Die Ausgabe im DATEV-Format beinhaltet mehr als eine den Anforderungen der DATEV entsprechende Formatierung der Daten. Das Format folgt einer eigenen Philosophie und weist Einschränkungen aus der Lochkarten-Ära auf, etwa bei der Längenbegrenzung von Buchungsbeschreibungen.

Ein wesentlicher Unterschied besteht bei Splitbuchungen: Dolibarr unterstützt echte Splitbuchungen, bei denen sowohl Soll- als auch Habenseite beliebig in Einzelbuchungen aufgeteilt werden können. Das System stellt sicher, dass Soll und Haben immer den gleichen Gesamtbetrag aufweisen. Das DATEV-Format hingegen erlaubt jeweils nur ein Soll- und ein Habenkonto mit einem gemeinsamen Buchungsbetrag. Das Modul bildet Splitbuchungen daher mit den Mitteln des DATEV-Formats nach – aus einer Splitbuchung werden formal unabhängige Einzelbuchungen, die im Ergebnis denselben Buchungsstand erzeugen. Optisch entstehen dadurch in den Exportdateien zusätzliche Buchungszeilen, die entsprechende Umbuchungen vornehmen.

Dolibarr generiert alle buchungsrelevanten Daten automatisch und dokumentiert sie in den Buchungssätzen. Bei der Buchung von Verkäufen wird etwa aus dem Bruttobetrag automatisch der Nettoanteil als Erlös und der Mehrwertsteueranteil auf das entsprechende Steuerkonto verbucht. Das DATEV-Format erlaubt diese transparente Darstellung nicht – stattdessen gibt es Automatikkonten, die diesen Vorgang im Hintergrund vornehmen, ohne dass er in der Datei mit den Buchungsdaten dokumentiert ist.

Die Herausforderung besteht darin, aus den umfassenden Dolibarr-Buchungsdaten reduzierte Buchungssätze zu generieren, bei denen der Ausweis der Umsatzsteuer "fehlt", da dieser von DATEV im Hintergrund erfolgt. Es muss daher eine Rückrechnung zu Bruttobeträgen erfolgen. Bei allen automatisch durch Dolibarr erzeugten Buchungssätzen erfolgt diese Rückrechnung in der Regel problemlos. Wichtig ist, bei manuell angelegten Buchungen darauf zu achten, dass der gebuchte Steueranteil prozentual zum Nettowert passt. Andernfalls wird beim Export aus beiden Beträgen ein Bruttowert gebildet, der anschließend im DATEV-System anhand des tatsächlichen Steuersatzes in den Nettoanteil und den Steueranteil aufgeteilt wird.

Um die Transformation der Daten im Rahmen des Exports nachvollziehen zu können, wird allen Buchungssätzen die Original-Transaktionsnummer aus dem Dolibarr-System vorangestellt, z. B. TX7:. Bei etwaigen Problemen und Abweichungen erleichtert dies die Ursachensuche.

Wir bieten Unterstützung

Falls Sie als Bestandskunde mit V1 ein Problem feststellen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir empfehlen mittelfristig allen V1-Anwendern den Wechsel auf Version 2, weil die manuelle Konfiguration entfällt und neue Funktionen integriert sind.

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