Accounting Export DATEV-Format

Einführung

Dolibarr-Modul zum Buchhaltungsexport im DATEV-Format

Dolibarr zeichnet bei entsprechender Konfiguration alle Geschäftsvorfälle in einer doppelten Buchführung auf. Die die Buchungssätze standardmäßig in viele Formate exportiert werden. Das in Deutschland dominierende DATEV-Format wurde bisher aber noch nicht unterstützt.

Durch das Modul 'Accounting Export DATEV-Format' wird die Auswahl an Exportoptionen um dieses wichtige Format erweitert. Per Knopfdruck können alle Buchungen der Buchhaltung (Einkäufe, Verkäufe, Banktransaktionen, Spesenabrechnungen, manuelle Buchungen, ...) als CSV-Datei im DATEV-Format ausgegeben werden. Die so erstellte Datei kann z.B. an den Steuerberater weitergegeben oder in andere Finanzsoftware eingelesen werden. Das generierte Exportformat wurde mit der offiziellen Validierungssoftware der DATEV auf formale Korrektheit geprüft.

Was genau wird exportiert?

Das Modul 'Accounting Export DATEV-Format' exportiert grundsätzlich alle Buchungszeilen aus dem Hauptbuch in Form einer CSV-Datei. Einmal exportierte Zeilen werden in Dolibarr markiert und standardmässig von zukünftigen Exporten ausgeschlossen, sie können aber manuell reaktiviert werden, wenn sie ein weiteres mal exportiert werden sollen. Die exportieren Daten können nicht nur in die Steuerberater-Software der DATEV importiert werden, sondern auch in viele andere Programme, die auf dem DATEV-Format aufsetzen.

Bitte beachten Sie: Die DATEV-Software der Steuerberater bietet verschiedenen Schnittstellen an. Dieses Modul ermöglicht den "klassischen" Export der gesamten Buchungsdaten in einer CSV-Datei zur Weitergabe an den Steuerberater. Ein andere Option ist die Anbindung an die kostenpflichtige Funktion "DATEV Unternehmen online", die dieses Modul aber nicht zusätzlich unterstützt, da auf diesem Weg nur die Eingangs- und Ausgangsrechnungen an DATEV gesendet würden und nicht die komplette Buchhaltung.

Verfügbarkeit des Moduls

Das Modul kann in Kürze über den DoliStore erworben werden. Auf Anfrage können Sie es derzeit direkt über uns beziehen. Unseren DoliCenter®-Kunden im Preismodell 'Dolibarr Business' installieren wir das Modul auf Anfrage kostenfrei.

Informationen zur Einrichtung und zur Bedienung

Das Modul erstmalig einrichten

1.) Einstellungen in der Buchhaltung:

Nach der Installation dieses Moduls gehen Sie wie folgt vor:

unter Buchhaltung > Einstellungen > Exportoptionen:
- als Präfix für den Dateinamen EXTF_ setzen
- in der Drop-Down-Liste "Export für DATEV" auswählen
- Format für die Datei: CSV auswählen

2.) Moduleinstellungen:

Weitere Einstellungen können für das Exportmodul unter Start > Einstellungen > Module > Accounting Export DATEV (und dort das Zahnrad anklicken) vorgenommen werden:

DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer
Beide Nummern können gesetzt werden, sofern sie bekannt sind. Wichtig: nur gültige Nummern eintragen oder leer lassen.
Zuordnung Automatikkonten und USt.-Konten als Liste
Zuordnung von DATEV-Automatikkonten und zugehörigen Konten für die Umsatzsteuer vornehmen - dies ist abhängig vom gewählten Standardkontenrahmen, ein exemplarisches Beispiel für den SKR03 ist vorkonfiguriert, das je nach gegebenheiten noch zu erweitern ist.
Es werden jeweils durch ein "-" verbundene Kontenpaare aus Automatikkonto und zugeordnetem Steuerkonto eingegeben, die Paare werden durch Kommas getrennt, es können zusätzlich nach den Kommas Zeilenumbrüche eingefügt werden. Z.B. führt die Angabe 8400-1776 dazu, dass das Ertragskonto 8400 (Erlöse 19%) als Automatikkonto betrachtet wird, dem die Steuerbeträge des Kontos 1776 (Umsatzsteuer 19%) zugeordnet sind.
DATEV-Automatikkonten nutzen
Auswahl, ob die Funktion der Automatikkonten genutzt werden soll. Es werden dann beim Export die zugeordneten Umsatzsteuerkonten weggefiltert und die Steuerbeträge zu den Nettobeträgen der Automatikkonten addiert. DATEV bucht diese dann aufgrund der Automatik selbsttätig auf Steuerkonten.
Bei allen unspezifizierten Konten Automatik explizit deaktivieren
In der DATEV-Software wird die Buchungsautomatik deaktiviert, indem für eine Buchungszeile der Buchungsschlüssel 40 gesetzt wird. Ist der Schalter aktiviert, wird dieser Buchungsschlüssel für alle nicht als Automatikkonten speyifiyierte Konten verwendet, um unbeabsichtigte Automatikbuchungen auszuschliesen. Soll die exportierte Datei in andere Software von Drittanbietern importiert werden, kann der Buchungsschlüssel Probleme bereiten (mangelhafte Kompatibilität der Fremdsoftware) und kann in diesem Fall deaktiviert werden.
Debitoren-/Kreditorenkonten statt Sammelkonto ausgeben
Für Buchungssätze die Kreditoren/ oder Debitorenkonten ansprechen kann gewählt werden, ob die Kreditoren-/Debitorenkonten beim Export verwendet werden oder ob Forderungen und Verbindlichkeiten über die in der Buchhaltung definierten Sammelkonten gebucht werden.

Wichtig: Klären Sie die benötigten Einstellungen unbedingt mit Ihrem Steuerberater.

Export der Buchhaltung in eine CSV-Datei im DATEV-Format durchführen

ab Dolibarr Version 18:
- Buchhaltung > Buchhaltung > Buchhaltung exportieren auswählen
- Oberhalb der Tabelle das Export-Icon anklicken

bis Dolibarr Version 17:
- Buchhaltung > Buchhaltung > Journale auswählen
- Dann oberhalb der Tabelle das Export-Icon anklicken

Wichtig: Für einen Probeexport bei der Rückfrage-Dialogbox darauf achten, dass kein Kästchen angehakt ist. Haben Sie die Buchungen beim Export festgeschrieben, gibt es keine Möglichkeit mehr, diese nachträglich zu ändern oder zu löschen. Vergleichen Sie nach jedem Export die Summen- und Saldenlisten in Dolibarr und in der Software, in die der Export eingelesen wurde, um sicherzugehen, dass die Buchungen korrekt übertragen wurden und alle Daten empfängerseitig korrekt interpretiert wurden.

Hintergundinformationen

Die Ausgabe im DATEV-Format beinhaltet mehr, als nur eine den Anforderungen der DATEV entsprechende Formatierung der Daten. Das Format folgt einer ganz eigenen Philosophie und weist zusätzlich Einschränkung aus der Lochkarten-Ära auf, z.B. bei der Längenbegrenzung von Buchungsbeschreibungen.

Ein großer Unterschied besteht bei Splitbuchungen: Dolibarr unterstützt echte Splitbuchungen, bei denen sowohl die Soll- als auch die Habenseite beliebig in Einzelbuchungen aufgeteilt (gesplittet) werden kann. Das System stellt sicher, dass Soll und Haben immer den gleichen Gesamtbetrag aufweisen. Das DATEV-Format hingegen erlaubt jeweils nur das Ansprechen eines Soll- und eines Habenkontos mit einem gemeinsamen Buchungsbetrag. Das Modul 'Accounting Export DATEV-Format' bildet Splitbuchungen im Export mit den Mitteln des DATEV-Formats ab, so dass am Ende dasselbe Resultat entsteht, das aber aus formal unabhängigen Einzelbuchungen statt durch eine zusammenhängende Splitbuchung gebildet wird. Optisch gibt es daher in den erzeugten Exportdateien Abweichungen in Form zusätzlicher Buchungszeilen, die entsprechende Umbuchungen vornehmen.

Dolibarr zeichnet sich weiterhin dadurch aus, dass es alle buchungsrelevanten Daten automatisch generiert und in den Buchungssätzen dokumentiert werden. Zum Beispiel wird bei der Buchung von Verkäufen aus dem Bruttobetrag automatisch ein Nettoanteil als Erlös verbucht und der MwSt.-Anteil auf das entsprechende Steuerkonto. Das DATEV-Format erlaubt diese transparente Darstellung der Vorgänge nicht. Im DATEV-System gibt es statt dessen sogenannte Automatikkonten, die diesen Vorgang im Hintergund vornehmen, ohne dass er in der Datei mit den Buchungsdaten beschrieben ist. So wird im genannten Beispiel der Bruttobetrag des Verkaufserlöses auf das Automatik-Erlöskonto verbucht. Der Steueranteil wird dann automatisch ermittelt und auf das Steuerkonto gebucht, ohne dass dies in den Buchungsdaten entsprechend dokumentiert ist.

Die Herausforderung besteht darin, aus den umfassenden Dolibarr-Buchungsdaten reduzierte Buchungssätze zu generieren, bei denen der Ausweis der Umsatzsteuer "fehlt", da dieser von DATEV im Hintergrund erfolgt. Es muss daher eine Rückrechnung zu Bruttobeträgen erfolgen. Bei allen automatisch durch Dolibarr erzeugten Buchungssätzen erfolgt diese Rückrechnung in der Regel problemlos. Wichtig ist, bei manuell angelegten Buchungen darauf zu achten, dass der gebuchte Steueranteil prozentual zum Nettowert passt. Ansonsten wird beim Export aus beiden Beträgen ein Bruttowert gebildet, der anschließend im DATEV-System anders, nämlich anhand des tatsächlichen Steursatzes, in den Nettoanteil und den Steueranteil aufgeteilt wird.
Um die Transformation der Daten im Rahmen des Exports genau nachvollziehen zu können, wird allen Buchungssätzen die Original-Transaktionnummer der Buchung aus dem Dolibarr-System vorangestellt, z.B. "TX7:". Bei etwaigen Problemen und Abweichungen erleichtert dies die Ursachensuche.

Wie bieten Unterstützung

Falls Sie einen technischen Fehler im Modul feststellen, kontaktieren Sie uns bitte. Je detaillierter Sie das Problem beschreiben (ggf. auch mit Screenshots), desto schneller können wir helfen und eine Korrektur bereitstellen.

Wenn Sie möchten, dass wir das Modul für Sie einrichten oder Sie in der Bedienung von Dolibarr schulen, unterbreiten wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot.

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