Accounting Export DATEV-Format

Einführung

Dolibarr-Modul zum Buchhaltungsexport im DATEV-Format

Das Modul Accounting Export DATEV-Format exportiert alle Buchungszeilen des Hauptbuchs im DATEV-EXTF-Format (Buchungsstapel). Die erzeugte Datei kann direkt in die Steuerberater-Software der DATEV oder in kompatible Drittanwendungen importiert werden.

Neben den reinen Buchungsdaten können optional PDF-Belege mit DATEV-XML-Verknüpfung sowie Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten exportiert werden. Der Steuerberater kann das fertige Export-Paket direkt in DATEV importieren – ohne manuelles Nacharbeiten, ohne Medienbruch.

Features im Überblick

• Vollständiger DATEV-EXTF-Export aller Buchungszeilen (Einkäufe, Verkäufe, Banktransaktionen, Spesenabrechnungen, manuelle Buchungen)
• Vollautomatische BU-Schlüssel-Zuordnung pro Steuersatz und Transaktionstyp – keine manuelle Konfiguration von Automatikkonten nötig
• Belegexport mit DATEV-XML-Verknüpfung – Rechnungs-PDFs im ZIP-Archiv, automatische Belegzuordnung in DATEV
• Stammdatenexport – Debitoren-/Kreditoren-Adressen und USt-IdNr. als CSV
• Reverse-Charge-Unterstützung mit automatischer EU-Erkennung (auch Drittland)
• Stornorechnungen werden korrekt als Generalumkehr exportiert
• OSS-Unterstützung für EU-B2C-Umsätze (über optionales OSSAddOn-Modul)
• Belegfeld, Leistungsdatum und USt-IdNr. werden im Buchungsstapel mitgegeben
• Exportvalidierung mit detailliertem Bericht und Kontrollsummen
• Exporthistorie und Dateiverwaltung über eigenen Menüeintrag

Verfügbarkeit

Das Modul ist für 500,00 € (netto) im DoliStore erhältlich. Auf Anfrage können Sie es auch direkt über uns beziehen. Unseren DoliCenter®-Kunden im Preismodell Dolibarr Business installieren wir das Modul auf Anfrage kostenfrei.

Eine Live-Demo des Moduls steht unter demodatev.portal.dolicenter.com bereit (Benutzername: demo, Passwort: demo).

Einrichtung

1. Exportformat aktivieren

Unter Buchhaltung > Einstellungen > Exportoptionen in der Drop-Down-Liste "Export für DATEV" auswählen. Weitere Einstellungen (Dateiname, Format) sind hier nicht nötig – das Modul setzt diese automatisch.

2. Moduleinstellungen

Unter Start > Einstellungen > Module > Accounting Export DATEV (Zahnrad-Icon).

DATEV-Grundeinstellungen

• Beraternummer – DATEV-Beraternummer Ihres Steuerberaters. Leer lassen, falls unbekannt.
• Mandantennummer – Ihre DATEV-Mandantennummer. Leer lassen, falls unbekannt.

Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den korrekten Nummern – falsche Werte führen zu Import-Fehlern in DATEV.

Export-Einstellungen – was soll der Export enthalten?

• Buchungsbelege als ZIP (Standard: Nein) – Verknüpfte PDF-Belege zusammen mit einer document.xml als ZIP-Archiv ausgeben. Ermöglicht die automatische Belegverknüpfung beim Import in DATEV Belegtransfer.
• Stammdaten als CSV (Standard: Nein) – Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten (Adressen, USt-IdNr. etc.) als zusätzliche CSV ausgeben.

Einstellungen für erzeugte Buchungen

• Personenkonten verwenden (Standard: Ja) – Debitoren-/Kreditorenkonten statt Sammelkonten ausgeben. DATEV erwartet Personenkonten.
• BU 40 für manuelle Buchungen (Standard: Ja) – Deaktiviert die DATEV-Steuerautomatik bei manuellen Buchungen. Empfohlen.
• Buchungsnr. im Buchungstext (Standard: Ja) – Dolibarr-Buchungsnummer am Ende des Buchungstexts für die Rückverfolgung.
• Texte kürzen (Standard: Nein) – Nur nötig bei Import in eingeschränkte Drittsoftware, nicht für DATEV selbst.

Weitere Reiter auf der Einstellungsseite

• BU-Schlüssel-Referenz – Zeigt, welche BU-Schlüssel das Modul automatisch vergibt. Reine Referenz, keine Konfiguration nötig.
• Export-Berichte – Protokoll aller durchgeführten Exporte.

Wichtig: Klären Sie die benötigten Einstellungen mit Ihrem Steuerberater. In den meisten Fällen können die Standardwerte unverändert übernommen werden.

Modul aktualisieren

Wenn eine neue Version des Moduls verfügbar ist (z. B. mit erweiterten Funktionen oder Anpassungen an aktuelle DATEV-Format-Spezifikationen), gehen Sie wie folgt vor – die Reihenfolge ist wichtig:

1. Unter Start > Einstellungen > Module im Tab 'Externes Modul hinzufügen' die neue ZIP-Datei unausgepackt hochladen. Die Dateien werden in das bestehende Modulverzeichnis übernommen.
2. Modul deaktivieren und wieder aktivieren (Schiebeschalter aus, dann an). Dieser Schritt ist zwingend erforderlich – nur dadurch laufen die internen Init-Routinen, die ggf. neue Datenbankfelder anlegen, Standardwerte für neue Optionen setzen und den Menüeintrag "DATEV Exporte" neu registrieren. Werden Einstellungen vor diesem Schritt geändert, kann es zu inkonsistenten Konfigurationen kommen.
3. Erst jetzt die Einstellungen anpassen: Über den 'Ändern'-Button auf der Setup-Seite ggf. neu hinzugekommene Optionen aktivieren oder vorhandene Werte anpassen.

Export durchführen

Schritt für Schritt

Unter Buchhaltung > Buchhaltung > Buchhaltung exportieren den gewünschten Datumsbereich auswählen (Klick auf das Lupen-Icon) und den Export durch Anklicken des Export-Icons oberhalb der Tabelle anstoßen.

Im Bestätigungsdialog gibt es zwei Kontrollkästchen:

• Exportdatum setzen – Markiert die Buchungszeilen als exportiert. Bereits exportierte Zeilen erscheinen beim nächsten Export nicht mehr.
• Festschreiben – Sperrt die Buchungszeilen gegen nachträgliche Änderung oder Löschung. Nicht rückgängig zu machen.

Was wird heruntergeladen?

Nur Buchungsstapel (Standardeinstellung): Eine einzelne CSV-Datei, z. B.

EXTF_general_ledger-accountingexportdatev_20250115_143022.csv

Mit Belegen und/oder Stammdaten: Ein ZIP-Archiv mit folgendem Aufbau:

Das innere ZIP (Buchungen+Belege.zip) wird als Ganzes in DATEV Belegtransfer importiert. Die Stammdaten-CSV wird separat über die Stapelverarbeitung eingelesen.

Exporthistorie: Menüeintrag "DATEV Exporte"

Unter Buchhaltung > DATEV Exporte finden Sie eine Übersicht aller durchgeführten Exporte mit Datum, Buchungszeitraum, Zeilenanzahl und Benutzer. Von hier aus können Sie:

• Exportdateien (ZIP/CSV) erneut herunterladen
• Export-Berichte mit Warnungen und Kontrollsummen einsehen
• Hinweise hinterlegen (z. B. "Probeexport" oder "an StB gesendet 15.01.")
• Exporte löschen

Die Exportdateien werden im ECM-Verzeichnis DATEV-Exporte gespeichert und sind auch über Werkzeuge > ECM (DMS) erreichbar.

Praxis-Workflow: Daten an den Steuerberater

Erstexport / Probeexport

1. Unter Buchhaltung > Buchhaltung exportieren den gewünschten Zeitraum filtern und Export-Icon klicken.
2. Im Dialog kein Kästchen anhaken (weder Exportdatum noch Festschreiben).
3. Die heruntergeladene Datei (CSV oder ZIP) an den Steuerberater senden.
4. Der Steuerberater importiert die Daten in DATEV und prüft die Summen- und Saldenliste gegen Dolibarr.
5. Bei Abweichungen: Ursachen klären.

Produktiver monatlicher Export

1. Zeitraum filtern (z. B. 01.01. – 31.01.).
2. Export mit Exportdatum setzen durchführen.
3. Die exportierten Buchungszeilen sind damit markiert und erscheinen beim nächsten Export nicht mehr.
4. ZIP/CSV an den Steuerberater senden.
5. Optional: unter DATEV Exporte einen Hinweis hinterlegen.

Import in DATEV (Kurzanleitung für den Steuerberater)

Einzelne CSV-Datei: DATEV Kanzlei-Rechnungswesen > Stapelverarbeitung > Buchungsstapel importieren.

ZIP-Archiv (mit Belegen/Stammdaten):

1. Äußeres ZIP entpacken.
2. Falls vorhanden: EXTF_Stammdaten.csv über Stapelverarbeitung importieren.
3. Buchungen+Belege.zip als Ganzes (nicht entpacken!) über DATEV Belegtransfer importieren: Belegtyp "Sonstige", Verzeichnistyp "DATEV XML-Schnittstelle online".

Hintergrundinformationen

Das DATEV-Format folgt einer eigenen Philosophie und weist Einschränkungen aus der Lochkarten-Ära auf, etwa bei der Längenbegrenzung von Buchungsbeschreibungen. Ein wesentlicher Unterschied zu Dolibarr besteht bei Splitbuchungen: Dolibarr unterstützt echte Splitbuchungen, bei denen sowohl Soll- als auch Habenseite beliebig in Einzelbuchungen aufgeteilt werden können. Das DATEV-Format hingegen erlaubt jeweils nur ein Soll- und ein Habenkonto pro Buchung mit gemeinsamem Buchungsbetrag.

Das Modul bildet Splitbuchungen im Export mit den Mitteln des DATEV-Formats nach, sodass am Ende derselbe Buchungsstand entsteht – allerdings aus formal unabhängigen Einzelbuchungen statt aus einer zusammenhängenden Splitbuchung. Optisch ergeben sich daher in den erzeugten Exportdateien zusätzliche Buchungszeilen, die entsprechende Umbuchungen vornehmen.

Dolibarr generiert alle buchungsrelevanten Daten automatisch und dokumentiert sie in den Buchungssätzen. Bei der Buchung von Verkäufen wird etwa aus dem Bruttobetrag automatisch der Nettoanteil als Erlös und der Mehrwertsteueranteil auf das entsprechende Steuerkonto verbucht. Das DATEV-Format erlaubt diese transparente Darstellung nicht – stattdessen gibt es Automatikkonten, die diesen Vorgang im Hintergrund vornehmen. Das Modul übernimmt diese Transformation automatisch und sorgt dafür, dass der Export den DATEV-Konventionen entspricht.

Häufige Fragen zum DATEV-Export

Wir bieten Unterstützung

Falls Sie einen technischen Fehler im Modul feststellen, kontaktieren Sie uns bitte mit Dolibarr-Version und detaillierter Fehlerbeschreibung. Je genauer die Angaben, desto schneller können wir helfen.

Wenn Sie möchten, dass wir das Modul für Sie einrichten oder Sie in der Bedienung von Dolibarr schulen, unterbreiten wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot. Als offizieller Dolibarr Preferred Partner verfügen wir über umfassende Expertise im Bereich Buchhaltung, Steuerrecht und Dolibarr-Administration.

Darüber hinaus bieten wir professionelles Dolibarr-Hosting als cloudbasierte SaaS-Lösung an, bei dem das Modul für Kunden im Tarif Dolibarr Business kostenfrei installiert wird.

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